116年度花蓮縣機關學校公文管理系統改版案

【內容摘要】提供電子交換、公文繕打、流程管控、檔案管理相關功能。 【附加說明】公開徵求並非招標公告，如將公開徵求作為招標公告，無效 一、本府公文管理系統於民國107年完成改版，支援跨瀏覽器操作，系統功能包含電子交換系統整合、公文製作、公文管理及檔案管理等，使用機關涵蓋本府及所屬機關(學校)，共計198個機關(學校)，為本府重要核心資訊系統之一。現行系統雖已具備主機負載分流機制，惟隨業務量及使用需求增加，部分功能及權限操作已出現回應速度延遲情形，影響使用者操作體驗及行政作業效率。另現行系統所使用之伺服器作業系統將陸續終止支援，未來可能衍生資訊安全及系統維運等風險;此外，現行系統於使用者登入及公文簽核作業上，主要採憑證卡驗證機制，於實務操作及使用便利性方面亦有改善空間。 為維持公文作業之穩定運作，提升系統效能、資訊安全及使用便利性，並因應未來業務發展及資訊科技趨勢，爰評估辦理公文管理系統改版之可行性。二、系統改版需求: 1.支援跨瀏覽器及跨平台操作，以提升系統使用之相容性及便利性。 2.維持現行系統既有功能及公文作業流程，確保改版後各項公文業務得以順利銜接及 持續運作。 3.提升系統整體效能及穩定性，提供快速、穩定之系統服務及操作回應。 4.整合既有舊版公文管理系統之檔案目錄及相關資料(包含線上簽核公文等)， 並提供公文查詢、檔案管理及調案等功能，以利歷史公文資料延續使用。 5.支援行動自然人憑證登入及公文簽核功能，提升使用便利性及行動辦公之應用能力 6.優化系統操作介面及使用流程，提升系統易用性及使用者體驗。 7.導入人工智慧（AI）輔助及自動化功能，規劃包含但不限於下列應用： (1)公文寫作助手：協助承辦人將一般文字轉換為適當之公文用語，並可針對長篇附 件內容進行摘要，以協助承辦人快速掌握文件重點。 (2)例稿生成：依據案件內容及既有公文範例，協助產製符合公文格式及用語規範之 例稿，降低新進人員學習及公文撰擬之負擔。 (3)智慧檢核：自動檢核公文內容之格式、錯字及欄位填寫完整性，並可依案件內容 與歷史相關案件進行關聯性比對，提供承辦人參考。 (4)智慧分文：依來文主旨與說明，自動辨識案件性質及適當承辦單位，並提供全自 動及半自動分文機制，以提升分文作業效率及準確性。三、公開徵求廠商提供系統改版之建議、規劃構想、技術方案及概估報價等參考資料，供本府評估。 花蓮縣政府 - 台灣採購公報網公開徵求公告 台灣採購公報網 https://www.TaiwanBuying.com.tw/